1. Chức năng:

- Tham mưu, giúp Hiệu trưởng xây dựng đề án, kế hoạch thực hiện công tác cán bộ, tổ chức bộ máy quản lý nhà trường.

- Tham mưu thực hiện công tác hành chính; văn thư, lưu trữ; lễ tân, đối ngoại.

- Tham mưu giúp Hiệu trưởng thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra trong phạm vi quản lý của Hiệu trưởng; nhằm bảo đảm việc thi hành pháp luật, việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị, bảo vệ lợi ích của nhà trường, quyền và lợi ích hợp pháp của các đơn vị trực thuộc, cá nhân trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo.

- Tham mưu giúp Hiệu trưởng về tính pháp lý của các văn bản hành chính, có phạm vi điều chỉnh một hoặc nhiều lĩnh vực khác nhau, trước khi ban hành. Tổ chức công tác xây dựng và ban hành các văn bản áp dụng qui phạm pháp luật về giáo dục và đào tạo.

- Tổ chức Thanh tra, kiểm tra thực hiện mục tiêu, kế hoạch, chương trình, nội dung, phương pháp giáo dục, quy chế đào tạo, quy chế thi cử, cấp văn bằng, chứng chỉ; quy định về giáo trình, bài giảng; quản lý tài chính, tài sản, khoa học công nghệ, công tác tổ chức cán bộ và điều kiện cần thiết khác…

- Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện quy chế, quy định và nhiệm vụ được giao đối với các đơn vị, cá nhân thuộc quyền quản lý của Hiệu trưởng; Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác giải quyết các khiếu nại, tố cáo (nếu có).

2. Nhiệm vụ:       

- Xây dựng và hướng dẫn thực hiện các nội quy, quy chế về quản lý nhân sự, về tổ chức tuyển dụng, điều động, thuyên chuyển, đề bạt, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ. Tập hợp các đề xuất của các phòng, khoa, trung tâm trình Hiệu trưởng xem xét quyết định;

- Phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng chức năng, nhiệm vụ cụ thể, xác định chức trách (quyền hạn, trách nhiệm, quan hệ công tác, lề lối làm việc của các tổ chức, cá nhân trong trường). Theo dõi, đôn đốc các tổ chức và cá nhân thực hiện chức năng và nhiệm vụ, chế độ công tác và lề lối đã được quy định;

- Thực hiện tổ chức nhận xét định kỳ cán bộ, viên chức theo sự hướng dẫn của Sở Nội vụ; Tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách cho cán bộ, viên chức, lập hồ sơ và quản lý hồ sơ về lương, các thủ tục đề nghị nâng bậc lương hàng năm theo qui định của Nhà nước; Tổ chức, quản lý lưu trữ hồ sơ lý lịch của cán bộ, công chức của trường, bổ sung nhận xét, thống kê cán bộ, viên chức hàng năm; Phối hợp tổ chức và hướng dẫn thực hiện các công tác về bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, và an toàn lao động theo qui định của Nhà nước

- Phối hợp tổ chức các đợt sinh hoạt chính trị tư tưởng trong cán bộ, giảng viên, nhân viên; Chủ trì và phối hợp với các tổ chức đoàn thể trong trường, tổ chức kỷ niệm các ngày lễ; tuyên truyền, bản tin, hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục - thể thao và các hoạt động xã hội khác;

- Cấp các loại giấy chứng nhận và các loại giấy tờ khác về tổ chức cho cán bộ, viên chức nhà trường thuộc phạm vi đã được Hiệu trưởng qui định; Cấp các loại giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy nghỉ phép, công lệnh, chứng nhận lĩnh bưu phẩm, của các cấp, các ngành để phổ biến cho các cá nhân, khoa, đơn vị, theo qui định của Hiệu trưởng; Tổ chức quản lý việc sử dụng con dấu của Trường theo đúng qui định;

- Tổ chức và thực hiện việc in ấn, đánh máy, phô tô tài liệu, giữ liên lạc điện thoại, tiếp khách, giao dịch, theo dõi đôn đốc toàn trường thực hiện theo đúng thời gian lao động đã quy định; Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng của trường và đôn đốc việc thực hiện. Tổ chức việc phối hợp hoạt động của các phòng, khoa, đơn vị trong nhà trường;

- Tổng hợp, báo cáo, thi đua khen thưởng, văn thư, lưu trữ, lễ tân, in và phát hành văn bản hành chính, thực hiện báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, tổng hợp kế hoạch tuần, tháng và các loại thống kê theo yêu cầu của cấp trên; Có nhiệm vụ thường trực và thư ký các cuộc họp của toàn trường;

- Phối hợp với các đơn vị liên quan đề xuất các chủ trương và biện pháp nhằm đẩy mạnh phong trào thi đua “Hai tốt” trong nhà trường;

- Quản lý và điều phối xe trên cơ sở có kế hoạch công tác của nhà trường và của các phòng, khoa, chức năng trực thuộc Trường;

- Trình Hiệu trưởng chương trình, kế hoạch thanh tra hàng năm và tổ chức thực hiện sau khi được Hiệu trưởng phê duyệt. Theo dõi, tổng hợp tình hình công tác thanh tra định kỳ và báo cáo cho hiệu trưởng; Tổ chức các hoạt động thanh tra theo sự chỉ đạo trong phạm vi, trách nhiệm quản lý của Hiệu trưởng. Trong quá trình tổ chức thanh tra nếu cần có thể đề xuất với Hiệu trưởng để có thể huy động cán bộ, viên chức trong trường để đảm bảo có đủ lực lượng hoàn thành nhiệm vụ được giao;

- Thanh tra thực hiện mục tiêu, kế hoạch, chương trình, nội dung, phương pháp giáo dục, quy chế đào tạo, quy chế thi cử, cấp văn bằng, chứng chỉ; việc thực hiện các quy định về giáo trình, bài giảng; việc quản lý tài chính, tài sản, khoa học công nghệ, công tác tổ chức cán bộ và điều kiện cần thiết khác đảm bảo chất lượng giáo dục;

- Thanh tra việc chấp hành pháp luật giáo dục đối với cá nhân, đơn vị trong trường. Qua hoạt động thanh tra, kiến nghị với Hiệu trưởng những vấn đề cần giải quyết, điều chỉnh và hoàn thiện đối với các qui định quản lý và các biện pháp chỉ đạo thực hiện nhằm tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý của trường;

- Thanh tra việc thực hiện quy chế, quy định và nhiệm vụ được giao đối với các đơn vị, cá nhân thuộc quyền quản lý của Hiệu trưởng; Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác giải quyết các khiếu nại, tố cáo: Xác minh làm rõ và đề xuất biện pháp giải quyết. Giúp Hiệu trưởng tiếp công dân theo qui định của Luật khiếu nại, tố cáo. Tổng hợp, báo cáo cho toàn trường về công tác này;

- Phối hợp với đơn vị liên quan thanh kiểm tra tình hình thu, chi và sử dụng tài chính từ các hoạt động dịch vụ có thu ở các đơn vị trong trường; Thực hiện nhiệm vụ phòng ngừa và đấu tranh chống tham nhũng trong lĩnh vực giáo dục theo quy định của pháp luật về chống tham nhũng; Phối hợp với Ban Thanh tra nhân dân trường tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ thanh tra nhân dân ở các đơn vị trực thuộc trường và thực hiện công tác tự kiểm tra tài chính;

- Báo cáo, sơ kết, tổng kết kinh nghiệm thực tiễn về công tác Thanh tra; kiến nghị với nhà trường các biện pháp bảo đảm thi hành pháp luật về giáo dục và đề nghị sửa đổi, bổ sung các quy định, chế độ chưa hợp lý trong quy chế chi tiêu nội bộ của nhà trường;

- Tuyên truyền, triển khai, cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật về giáo dục đào tạo; Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của trường, của cán bộ viên chức, giảng viên và người Lao động; Tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật, nội qui, qui chế cho cán bộ viên chức của trường. Phối hợp với các phòng, ban chức năng kiểm tra việc thực hiện pháp luật, nội qui, qui chế và kiến nghị những biện pháp xử lý vi phạm;

Đứng đầu phòng Tổ chức - Hành chính là Trưởng phòng do Hiệu trưởng bổ nhiệm và miễn nhiệm. Giúp việc cho Trưởng phòng có các Phó Trưởng phòng do Hiệu trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Trưởng phòng. Theo khoản 2,3, Điều 23, Điều lệ trường Cao đẳng năm 2016 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.