1. Chức năng:

Tham mưu giúp Hiệu Trưởng quản lý các cơ sở vật chất của nhà trường; thực thi các chủ trương, chính sách của Nhà nước về cư trú, nhà ở cho cán bộ, viên chức. Xây dựng kế hoạch, tổ chức quản lý trang thiết bị phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học; công tác quy hoạch, xây dựng cơ bản, phát triển, quản lý và sử dụng cơ sở vật chất (đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc, tài sản máy móc, thiết bị…) của nhà trường theo qui định của Nhà nước; thực hiện mua sắm và theo dõi sử dụng hiệu quả tài sản của Trường phục vụ cho giảng dạy, nghiên cứu và học tập. Tổ chức xây dựng và quản lý vốn tư liệu văn hóa, khoa học, kỹ thuật, phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ, viên chức và sinh viên trong toàn Trường.

2. Nhiệm vụ:

- Lập kế hoạch và trang bị các trang thiết bị phục vụ công tác tại công sở phối hợp với các phòng chức năng bảo quản tốt cơ sở vật chất của nhà trường; Tổ chức và trang bị phòng học phù hợp yêu cầu giảng dạy của nhà trường;

- Có kế hoạch duy tu, bảo dưỡng cơ sở vật chất thông qua công tác sửa chữa nhỏ; đảm bảo hệ thống điện, nước và các tiện nghi khác, nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho việc học tập và sinh hoạt của cán bộ, viên chức và sinh viên nhà trường; Quản lý cơ sở vật chất gồm các kho, phòng khách, nhà ở, phòng làm việc, phòng học, phòng thí nghiệm, xưởng máy, vườn trại v.v…Quản lý việc sử dụng các trang thiết bị trong các công trình nói trên;

- Phối hợp với các phòng, ban chăm lo công tác phòng cháy, an toàn lao động, vệ sinh lao động trong toàn trường. Chịu trách nhiệm về an ninh-trật tự trong Trường (qua đội Bảo vệ); Phối hợp với phòng Quản lý Đào tạo sắp xếp phòng học; Điều hành công tác làm vệ sinh các phòng học, giảng đường, ở nơi làm việc, nơi ăn, nơi ở, lối đi trong khuôn viên nhà trường v.v…;

- Chăm sóc bảo vệ các vườn hoa, cây cối, sân bãi, đường sá; Điều hành lao động tạp vụ; Thường trực Hội đồng phân phối nhà ở của nhà trường; Chịu trách nhiệm về kỹ thuật (máy móc thiết bị) và tổ chức cho mượn trang thiết bị, phục vụ cho công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học của Trường;

- Lập các dự án xây dựng, sửa chữa, nâng cấp và xây dựng những hạng mục các công trình phục vụ giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học theo kế hoạch của nhà trường; Chịu trách nhiệm duy trì hoạt động và bảo quản tốt mạng vi tính, Internet; Tổ chức thực hiện các qui trình trong công tác lập dự án đầu tư, tổ chức thiết kế, thi công, giám sát và nghiệm thu bàn giao công trình xây dựng - dự án mua sắm máy móc thiết bị theo qui định hiện hành;

- Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện việc bổ sung giảng đường đủ tiêu chuẩn nhằm đảm bảo điều kiện cho giảng dạy và học tập; Quản lý tài sản từ các dự án hợp tác quốc tế của Trường; Thường trực công tác phòng cháy chữa cháy (PCCC) của Trường; Thực hiện các công việc phục vụ giảng đường (bao gồm: đóng mở cửa giảng đường, hội trường; bố trí trang thiết bị giảng dạy: Âm thanh, điện, ánh sáng; chuông báo giờ lớp học…);

- Đầu mối mua sắm, cấp phát máy móc, trang thiết bị, dụng cụ làm việc, giảng dạy, học tập và thiết bị phòng cháy chữa cháy của Trường; Thực hiện công tác tổng hợp và thống kê báo cáo về cơ sở vật chất theo qui định; Tổ chức triển khai và phối hợp với các đơn vị thực hiện các công tác phát sinh trong quá trình xây dựng và phát triển nhà trường;

- Tiếp nhận, bảo quản, phân phối và thu hồi các dụng cụ sản xuất, đồ dùng mau hỏng; Tổ chức kiểm kê, kiểm tra, phân loại tài sản. Kiến nghị thanh lý tài sản hư hỏng và đề nghị biện pháp xử lý các trường hợp xâm phạm tài sản;  Quản lý và sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất và các phương tiện thiết bị của nhà trường;

- Nghiên cứu, đề xuất phương hướng, chủ trương kế hoạch phát triển vốn tư liệu văn hóa, khoa học kỹ thuật phù hợp với nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường, đồng thời chịu trách nhiệm bảo quản vốn tư liệu đó;

- Tổ chức cho cán bộ, giảng viên và sinh viên của Trường nghiên cứu, khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả các tư liệu do thư viện quản lý; Phân loại và sắp xếp tài liệu theo từng chuyên ngành khoa học, kỹ thuật; Xây dựng các biện pháp tra cứu để bạn đọc tìm tài liệu được nhanh chóng; Thông báo kịp thời những tài liệu mới được bổ sung;

- Tổ chức các hình thức tuyên truyền, giới thiệu các dạng tài liệu như sách, tạp chí, báo,… và biên soạn bản thông tin tóm tắt, giới thiệu thông tin thư mục; Thường xuyên thu nhận những ấn phẩm do Trường xuất bản, cũng như các luận văn tốt nghiệp cao đẳng được bảo vệ tại Trường; Có kế hoạch qui hoạch chủ động, thường xuyên tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ,… cho cán bộ thư viện để không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ; Xây dựng nội dung kho sách, lập danh sách cần bổ sung;

- Cấp thẻ thư viện cho cán bộ, viên chức và sinh viên (thẻ bạn đọc); Nghiên cứu, tổ chức công tác phục vụ bạn đọc; Cho mượn tại kho: Sách, báo, tài liệu tham khảo; Nhận trả sách, kiểm tra tình trạng sách, tài liệu và xử lý, lưu kho hàng ngày;

- Sắp xếp tủ mục lục; giới thiệu sách mới; hướng dẫn bạn đọc tìm tư liệu trên mạng; Xử lý sách mới; hồi cố lại toàn bộ sách cũ (xử lý như làm sách mới); Quản lý bạn đọc, theo dõi bạn đọc thực hiện các quy định chung của thư viện;

- Tổng hợp ý kiến và đề xuất giải quyết các yêu cầu của bạn đọc; Quản lý, sắp xếp vệ sinh các kho sách và phòng đọc.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trưởng.

Đứng đầu phòng Quản trị - Thiết bị - Thư viện là Trưởng phòng do Hiệu trưởng bổ nhiệm và miễn nhiệm. Giúp việc cho Trưởng phòng có các phó Trưởng phòng do Hiệu trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Trưởng phòng. Theo khoản 2,3,  Điều 23, Điều lệ trường Cao đẳng năm 2016 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.